Ihre Herausforderung
Sie möchten Ihre Interne Meldestelle gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) auslagern
Die Europäische Union hat mit der EU-Hinweisgeberrichtlinie einen EU-weiten Standard zum Schutz von Whistleblowern geschaffen. Die EU-Hinweisgeberrichtlinie wird durch das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) umgesetzt. Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten, öffentliche Einrichtungen, Behörden und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern müssen ein Hinweisgebersystem einrichten, über welches Rechtsverstöße an eine neu zu schaffende „interne Meldestelle“ gemeldet werden können.
Ihre Lösung
So sind Sie durch unser Hinweisgebersystem rechtssicher unterwegs
Mit unserem Hinweisgebersystem können Sie die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie und des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) rechtssicher umsetzen. Wir bieten Ihnen nicht nur eine hochsichere technische Lösung, sondern übernehmen auf Wunsch auch die Funktion der „internen Meldestelle“ als externe:r Meldestellenbeauftragte:r oder externe Ombudsperson.
Diese Funktion ist insbesondere für Unternehmen von Relevanz, die im Sinne des Gesetzes eine solche Einrichtung haben müssen, aber keine Ressourcen für ein eigenes Whistleblowing-System aufwenden wollen. Durch unsere professionelle und rechtssichere Unterstützung können Unternehmen ihren Beschäftigten einen sicheren Ort für das Melden von Verdachtsfällen schaffen.
Unser Hinweisgebersystem kann vollständig an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden. So können Sie beispielsweise festlegen, welche Sprachen unterstützt werden sollen oder welche Kategorien von Verdachtsfällen berücksichtigt werden müssen. Darüber hinaus stellen wir Ihnen auch verschiedene Analysetools zur Verfügung. Als Rechtsanwälte mit mehrjähriger Erfahrung im Compliance-Bereich fungieren wir zudem als qualifizierte Ansprechpartner für Sie und den Whistleblower. Unsere Lösung ist daher ideal geeignet für Unternehmen jeder Größe, die sicherstellen möchten, dass sie alle gesetzlichen Anforderungen der der EU-Whistleblower-Richtlinie sowie des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllen und gleichzeitig ihren Beschäftigten einen Mehrwert schaffen wollen. Mit unserer hochsicheren technischen Lösung und der extern übernommenen Funktion der internen Meldestelle können Sie sicher sein, dass Sie alle Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie sowie des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllen werden.
Aktuelles
Ihre rechtssichere Lösung ab 89 € / Monat
Unsere Leistungen im Überblick:
Im Basis- und Pro-Paket enthalten
Whistleblower-Plattform als schriftlicher Meldekanal
Digitale Whistleblower-Plattform mit folgenden Funktionen:
- Hosting in deutschem Hochsicherheitsrechenzentrum
- ISO 27001 Zertifizierung
- DSGVO-konform
- Vertrauliche und anonyme 2-Wege-Kommunikation
- Mehrsprachigkeit (30 Sprachen)
- 2-Faktor Authentifizierung
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (TLS/SSL)
- Entfernung der Metadaten
- Fristenmanagement
- KI-basierte Übersetzungsfunktion
- PDF-Export
Exklusiv im Pro-Paket enthalten
Externer Meldestellenbeauftragter / Ombudsperson
Dauerhafte Übernahme der Funktion der „internen Meldedesstelle“ durch Benennung als externe:r Meldestellenbeauftragte:r / externe Ombudsperson.
- Prüfung der Meldungen und ggf. Aussortierung irrelevanter Meldungen
- Rechtliche Bewertung relevanter Meldungen und Erstellung eines Berichts inklusive Empfehlung zum weiteren Vorgehen
- Qualifizierter persönlicher Ansprechpartner
Die Vorteile der Auslagerung der internen Meldestelle auf einen externen Meldestellenbeauftragten /eine externe Ombudsperson sind vielfältig. Mehr dazu in unseren FAQ.
Exklusiv im Pro-Paket enthalten
Hotline als telefonischer Meldekanal
Auf Wunsch stellen wir Ihnen eine Hotline als zusätzlichen telefonischen Meldekanal bereit.
- Erreichbarkeit 9 bis 18 Uhr CET
- Mehrsprachig (Deutsch und Englisch)
Basis-Paket
ab 89 € / Monat
Digitales Hinweisgebersystem
Vertrauliche und anonyme Hinweismeldungen
Mehrsprachigkeit (30 Sprachen)
Automatisiertes Fristenmanagement
Revisionssichere Protokollierung
Pro-Paket
ab 189 € / Monat
Alle Bestandteile des Basis-Paket
Mehrsprachige Hotline als zusätzlicher telefonischer Meldekanal (Deutsch und Englisch)
Initiale Schulung der Mitarbeiter:innen
Erstellung einer Whistleblowing Richtlinie (Deutsch und Englisch)
Übernahme der Funktion als externer Meldestellenbeauftragter / externe Ombudsperson
Prüfung der Meldungen und ggf. Aussortierung irrelevanter Meldungen
Rechtliche Bewertung relevanter Meldungen und Erstellung eines Berichts inklusive Empfehlung zum weiteren Vorgehen
Rechtsanwalt als qualifizierter persönlicher Ansprechpartner
FAQ
Die wichtigsten Fragen rund um das Thema „Whistleblowing“ und Hinweisgeberschutz.
„Whistleblowing“ bedeutet wörtlich übersetzt die „Trillerpfeife blasen“. Dabei geht es um sogenannte Hinweisgeber, die Missstände in Unternehmen aufdecken.
Die Entscheidung, solche Missstände aufzudecken, erfordert häufig eine große Portion an Mut und Entschlossenheit. Gerade in Deutschland hat der Gesetzgeber diese Hinweisgeber bisher nur unzureichend geschützt.
Das ändert sich jetzt durch das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Am 16. Dezember 2019 ist die EU-Whistleblower Richtlinie in Kraft getreten (offizieller Name: EU-Direktive 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden). Diese soll Hinweisgeber besser vor Repressalien bei der Preisgabe von internen Missständen schützen und dafür einen EU-weiten Standard garantieren. Bisher war das in den einzelnen EU-Staaten nur rudimentär und unterschiedlich geregelt. Die EU-Mitgliedsstatten mussten die EU-Whistleblower Richtlinie bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umsetzen.
Deutschland hat erst am 2. Juli 2023 ein nationales Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern verabschiedet und somit die Frist zur Umsetzung verstreichen lassen. Die EU-Kommission hat deshalb im Februar 2022 ein Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland eingeleitet.
Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) setzt die EU-Whistleblower Richtlinie um.
Ziel des Gesetzes
Wie auch die zugrunde liegende EU-Whistleblower Richtlinie verfolgt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) als primäres Ziel den Schutz von Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese bei einer internen oder externen Meldestelle melden. Hinweisgeber sind dabei vor jeglichen Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen geschützt. Darüber hinaus soll es der Stigmatisierung von Personen, die interne Geheimnisse offenlegen, entgegenwirken.
Dabei ist der Schutzbereich gegenüber der EU-Whistleblower Richtlinie weiter: Während nach der EU-Richtlinie nur die Aufdeckung von Verstößen gegen EU-Recht geschützt wird, schützt das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) auch die Aufdeckung von Verstößen gegen nationales Recht. Der Grund: So kann der Hinweisgeber auch in komplexen Sachverhalten mit Verstößen gegen EU-Recht sowie deutsches Recht sicher sein, keine Sanktionen erleiden zu müssen.
Konsequenzen für Unternehmen
Unternehmen in Deutschland ab einer gewissen Größe müssen das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) umsetzen. Die Einzelheiten erklären wir in Abschnitt 5 „Für welche Unternehmen gilt das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?“
Nachfolgend beschreiben wir eine Chronologie der bisherigen Ereignisse:
- Dezember 2019 – EU-Whistleblower Richtlinie tritt in Kraft
Die Mitgliedsstaaten haben bis zum 17. Dezember 2021 Zeit, die EU-Richtlinie in ein nationales Gesetz umzusetzen. - Dezember 2021 – Frist zur Umsetzung der EU-Richtlinie läuft ohne Ergebnis ab
Die EU-Whistleblower Richtlinie hätte bis zum 17. Dezember 2021 in deutsches Recht umgesetzt werden müssen. Die damaligen Gesetzesentwürfe sind jedoch gescheitert. - Februar 2022 – Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland
Nachdem der deutsche Gesetzgeber die EU-Richtlinie nicht innerhalb der Frist umgesetzt hat, leitete die EU-Kommission ein Vertragsverletzungsverfahren ein. - Juli 2022 –Bundesregierung beschließt einen Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG)
- September 22 – Beratung über den Entwurf im Bundestag.
Bundestag und Bundesrat beraten zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). - Dezember 22. Beschluss des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) durch den Bundestag. Die Zustimmung des Bundesrates steht noch aus.
- Februar 23 – In der Bundestagssitzung am 10. Februar 2023 fand das Gesetz keine Zustimmung
- März 23 – Das Gesetz sollte in 2./3. Lesung im Bundestag beraten werden, jedoch wurde das Thema kurzfristig von der Tagesordnung gestrichen.
- April 23 – die Bundesregierung beschloss den Vermittlungsausschluss einzuberufen, der den Konflikt lösen sollte.
- Mai 23 – Am 11. Mai 2023 hat das Plenum des Bundestages den Kompromiss zum Hinweisgeberschutz (HinSchG) zugestimmt. Bei diesem sind Anpassungen geplant.
- Am 12. Mai 2023 hat der Bundesrat dem Gesetzesentwurf zugestimmt.
- Am 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten.
Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz gilt (in Bezug auf die Verpflichtung zur Einrichtung einer „internen Meldestelle“)
- für Unternehmen ab 50 bis 249 Beschäftigte ab dem 17. Dezember 2023.
- Für Unternehmen ab 250 Beschäftige ab in Kraft treten am 2. Juli 2023
Darüber hinaus gilt das gilt das Hinweisgeberschutzgesetz für Einrichtungen des öffentlichen Sektors, Behörden sowie Gemeinden ab 10.000 Einwohnern.
Die Unternehmen, die unter den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) fallen, müssen im Wesentlichen folgende Anforderungen umsetzen:
Einrichtung einer „internen Meldestelle“
Unternehmen müssen eine „interne Meldestelle“ einrichten, an die sich die Beschäftigten wenden können. Mit „Beschäftigte“ sind Arbeitnehmer:innen, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen gemeint.
Die interne Meldestelle betreibt Meldekanäle, führt das Meldeverfahren und ergreift angemessene Folgemaßnahmen im Falle von relevanten Meldungen. Die Einzelheiten werden in den Abschnitten „Anforderungen an die interne Meldestelle“ (Kapitel 7) und „Aufgaben der internen Meldestelle“ (Kapitel 8) behandelt.
Mehrere Unternehmen mit jeweils 50 bis 249 Beschäftigte können eine gemeinsame „interne Meldestelle“ einrichten. Dies dürfte insbesondere für Konzerne von Interesse sein.
Einrichtung von Meldekanälen
Unternehmen müssen interne Meldekanäle für die „interne Meldestelle“ einrichten, über die Verstöße gemeldet werden können. Gemeldet werden dürfen grundsätzlich straf- oder bußgeldbewehrte Verstöße sowie Verstöße gegen bestimmte nationale oder europäische Rechtsvorschriften.
Die Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Auf Ersuchen des Hinweisgebers ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit der internen Meldestelle zu ermöglichen.
Es besteht keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) beschreibt folgende Anforderungen und Organisationsformen für die „interne Meldestelle“:
- Die interne Meldestelle kann mit einer bei dem Unternehmen beschäftigten Person (z.B. Compliance Officer oder General Counsel) oder durch einen externen Dritten (z.B. externer Rechtsanwalt als Ombudsperson) besetzt werden.
- Die entsprechende Person muss unabhängig agieren und über die notwendige Fachkunde verfügen, eingehende Meldungen (insb. hinsichtlich rechtlicher Relevanz)bewerten zu können. Derartige Einschätzungen erfordern in der Regel juristische Fachkenntnis.
Wichtig für Konzerne: Mehrere Unternehmen innerhalb eines Konzerns mit jeweils 50 bis 249 Beschäftigte können eine gemeinsame „interne Meldestelle“ (z.B. beim konzernübergreifenden Compliance-Office) einrichten.
Die „interne Meldestelle“ hat folgende Aufgaben:
Betrieb der internen Meldekanäle
Die „interne Meldestelle“ betreibt die internen Meldekanäle, über die sich die Beschäftigten wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden.
Führen des Meldeverfahrens
Die interne Meldestelle führt das Meldeverfahren. Sie
- bestätigt dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung spätestens nach 7 Tagen,
- prüft, ob der gemeldete Verstoß relevant ist,
- hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
- prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung und
- ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen.
Ergreifen von Folgemaßnahmen
Die „interne Meldestelle“ ergreift angemessene Folgemaßnahmen. Dazu kann die „interne Meldestelle“ insbesondere
- interne Untersuchungen durchführen,
- das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder
- das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen an eine zuständige Behörde abgeben.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) lässt den Unternehmen die Wahl, die „interne Meldestelle“ intern (z.B. durch eine beschäftigte Person oder Organisationseinheit innerhalb des Unternehmens) oder extern durch einen Dritten (z.B. externe Ombudsperson) zu besetzen.
Die Auslagerung einer derartigen Funktion auf einen externen Dienstleister bringen einige Vorteile mit:
Ein externer Dienstleister ist in der Regel günstiger und bringt bereits aufgrund seines Berufs die erforderliche Fachkunde, Erfahrung und Sensibilität mit.
Darüber hinaus besteht nicht das Risiko von möglichen Interessenkonflikten.
Zusätzlich hat das Unternehmen im Falle eines Schadens einen liquiden (versicherten) Schuldner.
Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher (z.B. Telefon) oder in Textform (z.B. digitales Hinweisgebersystem) ermöglichen.
Die Vertraulichkeit der Meldung und des Hinweisgebers muss dabei gewährleistet sein. Nur die „interne Meldestelle“ sowie unterstützenden Personen dürfen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Meldestellen sind nicht dazu verpflichtet Meldekanäle so zu gestalten, dass auch anonyme Meldungen abgegeben werden können.
In der Praxis haben sich insbesondere Hinweisgebersysteme auf der Basis digitaler Plattformen als Meldekanäle für die Abgabe von schriftlichen Meldungen bewährt. Bei der Auswahl eines entsprechenden Anbieters sollte darauf geachtet werden, dass die Plattform mindestens folgende Voraussetzungen erfüllt (Best Practices):
- Hosting des Systems innerhalb der EU und nicht auf Servern von US-amerikanischen Tochterunternehmen (um die datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO zu gewährleisten),
- Zertifiziertes Hochsicherheitsrechenzentrum (ISO 27001)
- Mehrsprachigkeit
- Ende-zu-Ende Verschlüsselung
- 2-Faktor-Authentifizierung
- Entfernung der Metadaten
Richtet ein Unternehmen eine interne Meldestelle nicht oder nicht fristgerecht ein, so drohen Bußgelder bis zu 20.000 Euro.
Wenn eine Meldung verhindert oder Repressalien ergriffen werden, drohen Bußgelder in Höhe von 50.000 Euro
Für Sie auch vor Ort erreichbar
Ihre Ansprechpartner
Büro Köln
kln.secure GmbH
Leinsamenweg 114
50933 Köln
+49 221 3396-5834
Büro Düren
kln.secure GmbH
Wilhelmstraße 27
52349 Düren
+49 (0) 2421 69 41 42 1