Die rechtlichen Anforderungen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) wirken auf den ersten Blick nicht allzu komplex. Doch wie bei anderen Compliance-Anforderungen liegt die Hürde nicht in den rechtlichen Anforderungen, sondern bei der Umsetzung. Hier steckt der Teufel im Detail.
Unternehmen legen falschen Fokus
Viele Unternehmen legen bei der Auswahl des geeigneten Hinweisgebersystems den Fokus ausschließlich auf das Meldesystem. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von Anbietern, die digitale Plattformen zum Empfangen der Meldungen anbieten. Unter den Anbietern herrscht ein regelrechter Preiskampf. Geworben wird u.a. mit hochsicheren, in Deutschland gehosteten, ISO 27001 zertifizierten Meldesystemen, die eine anonyme 2-Wege Kommunikation ermöglichen.
Natürlich ist ein funktionierendes und idealerweise anonymes Meldesystem wichtig, um das Vertrauen der Beschäftigten in das eigene Hinweisgebersystem zu stärken, doch die Unternehmen übersehen die wesentlich wichtigere Komponente bei der Umsetzung des HinSchG: Die Einrichtung der „internen Meldestelle“ und damit verbunden die Benennung einer geeigneten Person, welche das Meldesystem bedient, daher die Meldungen entgegennimmt und bearbeitet.
Benennung einer geeigneten Person als „interne Meldestelle“ als wichtigste Komponente
Die „interne Meldestelle“ muss über das Meldesystem eingehende Meldungen entgegennehmen und kommuniziert mit der hinweisgebenden Person. Sie ist dafür verantwortlich, den Sachverhalt aufzuklären und muss eigenverantwortlich sogenannte „Folgemaßnahmen“ ergreifen. Dazu zählen insbesondere
- interne Untersuchungen durchzuführen,
- die hinweisgebende Person an andere interne Stellen zu verweisen,
- das Verfahren aus Mangel an Beweisen abzuschließen oder
- das Verfahren an eine andere Stelle zwecks weiterer Untersuchungen abzugeben, beispielsweise eine zuständige Behörde.
Die „interne Meldestelle“ muss die notwendige Fachkunde zur Bewertung von Meldungen besitzen und agiert dabei unabhängig und unparteiisch. Sie trifft daher eine hohe Verantwortung – beinahe vergleichbar mit einem Compliance Officer.
Zuerst die „interne Meldestelle“, dann das Meldesystem
Damit die „interne Meldestelle“ ihre Aufgaben zielführend und effektiv ausüben kann, sollte ihr auch die Auswahl eines geeigneten Meldesystems überlassen werden. Schließlich ist sie für den Betrieb der Meldekanäle verantwortlich.
Wieso es zielführend ist, die Funktion der Meldestelle auf eine externe Ombudsperson auszulagern, beleuchten wir in unserem Blogbeitrag „Hinweisgeberschutzgesetz – Darum sollten Sie die interne Meldestelle auslagern“.